Datenschutzerklärung
1. Allgemeines
Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten deine Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, DSG 2018, TKG 2021). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website und App.
2. Verantwortlicher
FIVO e.U.
Oliver Vokoun
Beingasse 30/B4
1150 Wien, Österreich
E-Mail: kontakt@ki-buchhalter.at
3. Verarbeitete Datenkategorien
Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:
- Kontodaten: E-Mail-Adresse, Name (bei Registrierung erforderlich)
- Firmendaten: Firmenname, UID-Nummer, Anschrift (freiwillig)
- Bankdaten: Transaktionsdaten aus CSV-Import (IBAN, Buchungstexte, Beträge)
- Belegdaten: PDF-Rechnungen und deren Metadaten (Lieferant, Betrag, Datum)
- Verbindungsdaten: Odoo-Zugangsdaten, IMAP-Zugangsdaten (verschlüsselt gespeichert)
- Zahlungsdaten: Abrechnungsinformationen via Stripe (Kreditkartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet — wir haben keinen Zugriff darauf)
- Nutzungsdaten: Session-Cookies, aktive Firma, aktiver Zeitraum
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:
- Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung der SaaS-Plattform, Belegverarbeitung, Bankdatenabgleich, Excel-Export
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): IT-Sicherheit, Betrugsprävention, Produktverbesserung
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Funktionale Cookies von Drittanbietern (Google Fonts, Tailwind CSS CDN)
- Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrungspflichten nach BAO (§ 132 BAO: 7 Jahre für steuerrelevante Unterlagen)
5. Empfänger und Drittstaatenübermittlung
Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein:
| Auftragsverarbeiter | Zweck | Sitz / Übermittlung |
|---|---|---|
| Scalingo | Hosting (Server, Datenbank) | EU (Frankfurt) |
| Stripe | Zahlungsabwicklung | USA (Standardvertragsklauseln) |
| Mistral AI | OCR-Texterkennung | EU (Frankreich) |
| Odoo (vom Nutzer bereitgestellt) | Rechnungsabruf | Vom Nutzer bestimmt |
| IMAP-Server (vom Nutzer bereitgestellt) | E-Mail-Belegabruf | Vom Nutzer bestimmt |
| Google Fonts | Schriftarten (lokal gehostet, keine externe Verbindung) | – |
Für Übermittlungen in Drittstaaten (USA) bestehen geeignete Garantien in Form von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
6. Speicherdauer
- Belege und Buchungsdaten: 7 Jahre ab Jahresende (BAO-konform, § 132 BAO)
- Kontodaten: Bis zur Löschung des Accounts
- Zahlungsdaten (Stripe): Gemäß Stripe-Datenschutzerklärung
- Session-Cookies: Bis zum Schließen des Browsers
- Cookie-Präferenzen: 1 Jahr (localStorage)
7. Betroffenenrechte
Du hast jederzeit das Recht auf:
- Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Zur Ausübung deiner Rechte sende eine E-Mail an kontakt@ki-buchhalter.at.
8. Beschwerderecht
Du hast das Recht, dich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (DSB) zu beschweren:
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Web: dsb.gv.at
9. Cookies
Unsere Website verwendet Cookies. Notwendige Cookies (Django CSRF-Token, Session-Cookie) sind für den Betrieb erforderlich und benötigen keine Einwilligung. Für funktionale Cookies von Drittanbietern (Google Fonts, Tailwind CSS CDN) holen wir deine Einwilligung über den Cookie-Banner ein. Du kannst deine Cookie-Einstellungen jederzeit über den Link "Cookie-Einstellungen" in der Fußzeile ändern.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO ein. Die KI-gestützte Belegzuordnung dient als Vorschlag und wird durch den Nutzer bestätigt oder korrigiert.
11. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz deiner Daten ein: TLS-Verschlüsselung (HTTPS), AES-256-Verschlüsselung in S3, Zugangskontrollen, regelmäßige Sicherheitsupdates. Zugangsdaten zu Drittsystemen (Odoo, IMAP) werden verschlüsselt gespeichert und niemals im Klartext an den Browser ausgeliefert.
12. Änderungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren. Die aktuelle Version ist stets unter ki-buchhalter.at/datenschutz/ abrufbar.
Stand: Mai 2026